Dokumentację pracowniczą tworzą dokumenty sporządzane w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nie ma przeszkód natury prawnej, aby pracodawca od 1 stycznia 2019 r. prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.
Potwierdza to odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 sierpnia 2018 r. na zapytanie poselskie nr 7753 w sprawie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Wyjaśniono w niej, że:
1. Przepisami ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadzono do przepisów Kodeksu pracy zmiany polegające m. in. na skróceniu okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacja pracownicza) – co do zasady z 50 do 10 lat, a także na umożliwieniu pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Powyższe rozwiązania prawne zaczną obowiązywać z dniem 1 stycznia 2019 r.
2. Jak wynika z uzasadnienia do projektu przywołanej wyżej ustawy: „wprowadzenie 10 – letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej pozwoli na zmniejszenie skali obciążeń pracodawców, a także uzyskanie korzyści wynikających ze zmniejszenia powierzchni przeznaczonej do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kosztów obsługi zgromadzonej dokumentacji”.
3. Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest powiązany z obowiązkiem przekazania przez pracodawcę do ZUS danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń wypłacanych z FUS. W związku z tym 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych od dnia wejścia w życie ustawy; za takich pracowników pracodawca jest bowiem obowiązany przekazać do ZUS imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. W przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nadal wynosić będzie 50 lat, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny zostanie złożony. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego do ZUS i w związku z tym okres przechowywania dokumentacji pracowniczej takich pracowników nadal wynosić będzie 50 lat.
4. W kwestii sposobu niszczenia dokumentacji pracowniczej po upływie 10 – letniego okresu jej przechowywania (przypadającego po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy), podkreślenia wymaga, że zgodnie z przepisem art. 947 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca będzie miał obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika. Termin na odbiór dokumentacji wynosi jeden miesiąc od zakończenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Ponadto, pracodawca został dodatkowo zobowiązany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
5. Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy nie zobowiązują pracodawcy do sporządzenia protokołu zniszczenia dokumentacji pracowniczej, należy jednak nadmienić, że pracodawca przetwarzając dane osobowe pracowników jest obowiązany stosować przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Z przepisu art. 5 ust. 2 tego rozporządzenia wynika, że administrator danych jest obowiązany do przestrzegania zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych i „musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie” (zasada rozliczalności). Zatem pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej w terminie i w sposób wskazane w Kodeksie pracy.
6. Wydaje się, że 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przyjęty w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), określenie przypadków, w których okres ten ulega przedłużeniu (art. 944 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy), prawo pracownika do odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania (art. 946 pkt 2 Kodeksu pracy), a także prawo pracownika lub byłego pracownika do uzyskania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 9412 Kodeksu pracy) w dostatecznym stopniu zabezpieczają interesy pracownika, który byłby zainteresowany uzyskaniem całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Dodatkowo interesy pracownika są także zabezpieczone poprzez przyznanie mu prawa odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w przypadku, gdy pracodawca zmienia postać prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie (art. 949 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Natomiast z punktu widzenia pracodawcy, 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który może być także stosownie przedłużony, gdy dokumentacja ta stanowi dowód w postępowaniu, jest wystarczający dla zabezpieczenia interesów pracodawcy, zwłaszcza biorąc pod uwagę obowiązujący w prawie pracy, co do zasady, 3 – letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
7. Dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.
8. Przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. nie powodują zwiększenia objętości akt osobowych pracownika. Rozpoczęto natomiast prace legislacyjne związane z wydaniem aktu wykonawczego, na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy, tj. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akt ten będzie także określać zakres oświadczeń i dokumentów gromadzonych w aktach osobowych pracownika.
